针对无电子档案管理系统、无业务与会计核算系统，全程采用线下报销入账的单位，所有记账凭证、原始凭证及电子发票打印件均以纸质形式归档，电子发票同步执行线下标准化归档，共七大步骤：
1.建立专属文件夹
依据纸质会计凭证卷册归档情况，在磁盘、U盘等存储载体中搭建配套文件夹，常规以自然月为周期，每月凭证对应建立一个独立文件夹，文件夹结构严格参照附录C标准执行。
2.精准拷贝电子发票
按照记账凭证所属卷册归属，将对应电子发票逐一拷贝至匹配的月度文件夹中，确保发票与纸质凭证一一对应，无错放、漏放、混放情况。
3.完善台账信息
在电子发票台账（附录A）中，完整填写对应纸质会计凭证的档号、保管期限等核心归档信息，做到台账信息与实体档案完全一致。
4.编制归档说明文件
单独创建TXT格式说明文件，清晰标注电子发票的会计期间、发票总数量、移交人信息，同时备注非通用格式文件等特殊情况。示例：2020年1—12月电子发票，共555件，张三移交。说明文件需按附录C结构图要求，存入对应电子发票文件夹。
5.按期移交档案
在单位规定归档时限内，将电子发票、归档说明文件、电子会计档案登记表及对应纸质档案统一移交至档案管理人员。
6.检测验收接收
档案人员参照附录F检测标准，对接收的电子发票进行完整性、规范性检测，检测合格后，填写电子发票归档登记表（附录D），正式完成档案接收。
7.多重备份存储
对检测合格的电子发票，额外制作至少1份备份文件，存储于磁盘、U盘、光盘等载体，规避档案丢失、损坏风险。